运用对比手法的句子(Excel小技巧)

zydadmin2023-04-22  119

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拉登老师经常提到一句话:

我们在做 Excel 时遇到的问题,多半是表格没有设计好。

那些各种复杂的公式,都是在弥补表格设计上的错误。

小 E 觉得特别道理!今天就再来跟着拉老师一起,学习表格设计的小技巧吧~

今天为你们讲解的表格问题是「对数据做好分类的统计」。

问题描述:

之前公司设计的质量数据报表,是品质改善会议的材料,和主要议题。

但是,每一次开会不到十分钟,就会陷入到扯淡的状态,最后无疾而终。

你知道为什么吗?

——思考时间——

——思考时间——

——思考时间——

表格中有近 100 个不良问题,每个问题作为一个议题,一条一条讨论,很容易让人疲惫。

问题分析:

虽然,品质良率折线图可以看到整体的状况。

但是,问题的责任人没有划分清楚。

结果,谁也不愿意对问题深入思考,事不关己,高高挂起。

问题原因:

数据没有做分类,问题责任人不明确,没有改善的主导者。

所以,在做数据分析时,很重要的一点就是:对数据做好分类的统计。

分类的一个大原则是:按照责任人来分,让每个问题,都落实到具体的人。

针对本节的案例,我们可以把数据分为:

作业不良(制造经理的责任)

设备异常(设备经理的责任)

来料不良(采购 IQC 经理的责任)

然后输出下面的对比图,这样每个部门都能够参与进来,谁也脱离不了责任。

▲解决方案

上面的柱形图,通过各个责任人的对比,让问题变得非常直观。

实现起来,也不复杂,大致分为 3 个步骤:

? 数据统计

? 创建对比图

? 强化对比

首先,我们要对数据进分类统计,创建柱形图的原始数据表。

这个表格统计的方法,没有固定的答案。

你可以手动的计算和输入;

也可以使用 SUMIFS 函数,根据原始数据表,动态计算。

本例中,就是使用 SUMIFS 函数,根据日期、不良分类,实现的数据统计。

数据统计表格做好之后,选择数据区域,插入图表,就可以快速创建柱形的对比图。

柱形图中的各个不良分类的对比,非常直观。

可以看到,「作业不良」最高,是改善的重点。

通过不同分类的对比,可以推动不良最高的部门,做出相应改善。

我们还可以优化一下图表,来增大这个推动的力度。

在图表中增加前一天不良的数据,形成今天和前一天数据对比,强化自己和过去对比,可以起到更好的推动作用。

不过,我们要尽量降低数据的维度。

增加了红色柱子后,我们的视觉重点,会被稀释掉。

到底先看红色柱子?还是先看蓝色柱子?

为了降低数据维度,我们对代表前一天数据的红色柱子,做了一点小小的调整:

把柱子宽度变小,形成视觉优先级。

这样,我们首先看到蓝色柱子的高低,然后再和红色的对比。

前面我们推断的,最高的「作业不良」倒不是最急需改善的。

因为相比前一天,它已经变好了。

而「来料不良」是三个分类中,唯一一个,比前一天变差的,需要重点拉出来检讨。

如何创建宽度不同的柱子?

Excel 中的柱形图,是无法创建宽度不同的柱子的。

我用了一个比较巧妙的方法:

? 创建一个透明的,但右侧有边框的图片;

? 把这个图片复制到剪切板中;

? 选择前一天的柱子,按下【Ctrl V】,把我们创建好的图片,作为填充,粘贴到柱形图中。

这样虽然柱子的宽度没有变化;

但是因为填充图片是透明的,只有右侧的一个边框,所以视觉上看起来,就是一个很窄的柱子。

改善输出:

创建好包含了「不同分类的对比」、「今天和昨天对比」两个对比指标的柱形图之后。

我们再给图表添加一个醒目的标题。

然后,就可以把这个表格投影到白板上,给大家开会了。

本节知识点,如下:

? 使用 SUMIF、SUMIFS,进行数据分类汇总统计;

? 创建简单的柱形图;

? 使用图片填充,创建宽度不同的柱形图,降低数据维度;

? 使用 IF 语句,和条件格式,创建标题右边的,上升和下降箭头。

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